Caso · E-01
Motor de expedientes documentales
Distribuidor de instrumental sanitario · ~270 empleados
Un sistema que convierte documentación dispersa en expedientes listos para presentar: cruza las fuentes, reconcilia los hechos y deja cada dato con su evidencia detrás. Este es el despliegue que lo originó.
Problema
Dinero parado en papeles que no se hablaban
Recuperar importes ante la administración exigía reconstruir cada caso a mano: localizar la factura, el registro de actividad y el pedido hospitalario correspondientes, comprobar que se referían al mismo hecho y montar un expediente capaz de resistir una revisión. Tres fuentes distintas, tres formatos distintos, y ninguna pensada para cruzarse con las demás.
El resultado era previsible: muchos expedientes no se reclamaban porque el esfuerzo de prepararlos no compensaba el importe. No era un problema de datos — los datos existían. Era un problema de forma: nadie podía permitirse el tiempo de darles la forma que la administración exige.
Intervención
Cruzar, reconciliar y dejar rastro
Construimos un motor que ingiere las tres fuentes tal y como existen — PDF, escaneados, exportaciones del sistema de gestión — y hace el trabajo que antes era manual: identifica qué documentos hablan del mismo caso, reconcilia sus datos y arma el expediente de reclamación con la evidencia ordenada detrás. Cada factura genera su propio expediente, que es la unidad que la administración revisa.
La regla central es de confianza, no de volumen: lo que el sistema no puede afirmar con seguridad no se inventa — queda en cuarentena, marcado para que lo resuelva una persona. Y cada dato del expediente final conserva el rastro hasta el documento del que salió, porque un expediente que no se puede auditar no sirve para reclamar.
Resultado
De casos sueltos a reclamación sistemática
En el primer despliegue, 587 casos se convirtieron en 736 expedientes presentables — la cifra crece porque cada factura se reclama con su propio expediente — con un 99,5 % de precisión en los datos extraídos.
Lo importante no es la cifra de un lote: es que reclamar dejó de ser un proyecto especial. Dinero que estaba parado por la forma de los papeles vuelve al negocio de manera sistemática, y el criterio del equipo se dedica a los casos marcados para revisión, no a teclear los evidentes.
El primer despliegue, en cifras
587 → 736
casos convertidos en expedientes presentables
99,5 %
de precisión en los datos extraídos
Con qué está hecho
- Ingiere PDF, escaneados y exportaciones del sistema de gestión, sin cambiar cómo trabaja nadie
- Revisión humana integrada: lo dudoso se detiene en cuarentena, no se cuela en el expediente
- Trazabilidad completa, en ambos sentidos: del dato final al documento de origen
- Acceso controlado y datos dentro del entorno del cliente
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